Làm thế nào để ngăn chặn sự trì hoãn và hoàn thành công việc?

Hằng ngày mỗi người đều có rất nhiều kế hoạch, lịch trình làm việc khác nhau, có thể đã được lên kế hoạch từ trước, nhưng cũng có thể là những việc xảy ra bất ngờ và cần thực hiện gấp. Trong khi đó quỹ thời gian và sức khỏe có hạn.

Trì hoãn công việc, trì hoãn việc học tiếng Anh, trì hoãn luyện tập thể dục thể thao... Mỗi ngày mỗi người chúng ta lại có thể tìm ra hàng tá lý do để trì hoãn một kế hoạch cụ thể nào đó kể cả khi kế hoạch ấy đã được sắp xếp từ trước. Dưới đây là một số mẹo giúp bạn hạn chế sự trì hoãn cũng như hoàn thành những công việc, nhiệm vụ được giao đúng hạn.

Làm cách nào để mỗi người có thể hoàn thành các công việc trong cuộc sống một cách tuần tự mà không bỏ sót bất kỳ hoạt động nào? Đó chính là đặt ra cho bản thân những mục tiêu cụ thể. Đây không chỉ là phương pháp tốt trong những kế hoạch dài hạn mà còn rất hiệu quả trong việc ngăn chặn sự trì hoãn.

Hãy viết ra những việc bạn cần hoàn thành trong ngày và một mốc thời gian cụ thể về công việc đó ví dụ: Từ 8h đến 10h hoàn thành báo cáo gửi sếp, từ 17h30 đến 18h chạy bộ 10 vòng quanh công viên hoặc từ 19h đến 20h30 ăn tối cùng gia đình.... Cố gắng thực hiện những công việc đã được ghi chú dù gặp bất kỳ vấn đề gì. Khi đã hình thành được thói quen hoàn thành công việc, sự trì hoãn sẽ không còn là trở ngại trong cuộc sống nữa.

Giống như một người thủ quỹ nhưng thay vì quản lý tiền bạc hay tài chính, thứ được quan tâm ở đây là thời gian. Dành khoảng một tuần để theo dõi xem mình mất bao lâu để thực hiện từng công việc hàng ngày như nấu ăn, dọn dẹp nhà cửa, giặt quần áo....

Nhiều người thường có thói quen dành quá nhiều thời gian cho những công việc đơn giản do đó khi có trong tay bản thống kê về thời gian hoàn thành các công việc họ sẽ tự tìm ra cách điều chỉnh hợp lý.

Trong danh sách những công việc cần thực hiện của mỗi người luôn xuất hiện những việc quan trọng hơn cả và cần được hoàn thành trước tiên. Một số việc cần được làm ngay lập tức, một số việc cần hoàn thành sớm bên cạnh những việc khác không quá quan trọng. Lập một danh sách các nhiệm vụ cần làm trong ngày và sắp xếp chúng vào một trong 4 loại sau:

• Nhiệm vụ quan trọng và cấp bách cần được thực hiện trước tiên
• Những việc quan trọng nhưng không cấp bách được thực hiện tiếp theo
• Những nhiệm vụ không quan trọng nhưng cấp bách được đưa vào một danh mục riêng
• Những thứ không quan trọng cũng không cấp bách được đưa xuống cuối cùng trong bản danh sách

Cuộc sống sẽ cân bằng hơn khi bạn sắp xếp và thực hiện các nhiệm vụ theo thứ tự trên. Bạn sẽ không sợ bỏ sót những công việc quan trọng và có thể hoàn thành những công việc cấp bách đúng thời hạn quy định.

Khi đã đặt ra những đầu việc cũng như những mục tiêu cụ thể cần theo dõi quá trình thực hiện chúng và đảm bảo các công việc được thực hiện tuần tự theo kế hoạch đã lập ra từ trước.

Tuy nhiên cũng cần linh hoạt trong việc lựa chọn sắp xếp công việc. Có thể cố gắng hoàn thành công việc trong ngày để dành thời gian thư giãn vào buổi tối hay sắp xếp những công việc cần nhiều thời gian để hoàn thành vào những thời điểm cụ thể mỗi ngày.... Điều đó phụ thuộc vào chính bản thân mỗi người.

Nếu trong danh sách công việc hàng ngày có một nhiệm vụ khó khăn, các chuyên gia quản lý thời gian đưa ra đề xuất nên giải quyết công việc đó càng sớm càng tốt. Tâm trí của bạn sẽ luôn để ý vào công việc đó và ảnh hưởng đến việc hoàn thành những công việc khác.

Sẽ thật nhẹ nhõm khi hoàn thành xong các công việc khó khăn hàng ngày, điều này còn giúp tạo sự hưng phấn cũng như động lực để bạn hoàn thành các công việc tiếp theo trong danh sách.

Khi mỗi người đã có một danh sách các việc cần làm hãy gạch bỏ những nhiệm vụ khi đã hoàn thành chúng. Thường xuyên tham khảo các ghi chú để giúp bạn có trách nhiệm hơn với bản thân cũng như đảm bảo mình đang đi đúng hướng. Tránh việc lãng phí thời gian.

Thậm chí có thể ghi chú cả những công việc mình sẽ làm trong tuần, tháng và đảm bảo luôn có thể mang theo chúng bên người để thuận lợi trong việc thay đổi kể cả khi đang di chuyển.

Ngày nay các điện thoại smartphone đã tích hợp tính năng ghi chú giúp người dùng quản lý được các công việc trong ngày cũng như thời gian hoàn thành chúng.

Dành thời gian cho công việc, mọi người và những điều quan trọng nhất với bản thân. Luôn giữ mục tiêu công việc trong tâm trí, nếu ai đó yêu cầu một việc gì đó từ bạn mà không có thời gian, hãy học cách từ chối.

Ưu tiên thời gian dành cho bản thân bạn trước. Trong quá trình thực hiện, bạn có thể sẽ học được cách điều chỉnh thời gian sao cho hợp lý nhất.

Nếu đã có một bản danh sách công việc, hãy cố gắng hết sức tuân thủ theo và cố gắng hoàn thành đầy đủ công việc. Nếu tiến hành công việc muộn, năng suất làm việc cho cả ngày hoặc thậm chí cả tuần sẽ bị ảnh hưởng.

Cần linh động trong mọi việc và hoàn toàn có thể hoàn thành những công việc của ngày hôm sau nếu có thời gian rảnh.

Thật dễ dàng để tìm ra lý do trì hoãn và đánh lạc hướng bản thân khỏi các nhiệm vụ cần hoàn thành. Tivi, điện thoại thông minh, các trang mạng xã hội là những lý do phổ biến.

Do đó hãy cố gắng để dành những thứ đó trong quãng thời gian nghỉ ngơi hàng ngày và cố gắng hoàn thành những công việc đã được lên danh sách.

Hãy chú ý đến những khoảng thời gian rảnh rỗi từ 10 đến 15 phút mà bạn có trong suốt cả ngày. Nếu tận dụng được những khoảng thời gian này, bạn có thể tiết kiệm được đến hàng giờ thậm chí nhiều hơn mỗi ngày.

Hãy sử dụng chúng cho những việc đơn giản như trả lời điện thoại, giặt đồ.... Hãy tập thói quen sử dụng thời gian một cách hợp lý bất kể là thời gian dài hay ngắn.

Máy vi tính, điện thoại thông minh, máy tính bảng và các mạng xã hội có thể khiến bạn xao lãng trong công việc. Hãy giới hạn khoảng thời gian dành cho chúng mỗi ngày và học cách sử dụng những phương tiện công nghệ này một cách thông minh để giúp bạn theo dõi và sắp xếp thời gian cũng như công việc một cách hợp lý.

Đặt giới hạn thời gian cần hoàn thành cho các công việc trong danh sách để giúp bạn luôn quản lý được quỹ thời gian của mình. Không nên hy sinh thời gian của mình cho các công việc khác không nằm trong kế hoạch.

Nhiều nghiên cứu đã cho thấy dành khoảng 30 phút nghỉ trưa mỗi ngày sẽ giúp cơ thể cảm thấy sảng khoái để làm việc tốt hơn và thu được năng suất cao hơn vào buổi chiều.

Sự trì hoãn trong công việc thường xuất hiện khi không có một kế hoạch làm việc cụ thể cũng như không quản lý tốt quỹ thời gian mình có. Lập danh sách các công việc cần làm trong ngày và tuân thủ thời gian thực hiện giúp giải phóng bản thân giúp bạn có thể làm những việc yêu thích như dành nhiều thời gian hơn một chút cho giấc ngủ, cho gia đình, bạn bè và có nhiều điều kiện để sắp xếp những chuyến du lịch, vui chơi giải trí vào mỗi dịp cuối tuần thay vì cố gắng dành những ngày nghỉ để giải quyết những công việc còn tồn đọng.

Bài viết tham khảo nguồn: onhealth.com, webmd.com